Version 1.0, 4. oktober 2026. Gælder for gott-IT ERP, appen på erp.gott-it.dk. Den gældende version står på denne side; afløste versioner arkiveres uændret og kan fremvises på anmodning.
Her står, hvordan personoplysninger behandles i gott-IT ERP. Appen drives af Gottlieb IT ApS (binavn gott-IT ApS), CVR-nr. 30727592, Plantagevej 10, 2800 Kgs. Lyngby, lgo@gott-it.dk ("vi" og "gott-IT" i det flg.).
Appen bruges i to roller, og hvem der er dataansvarlig afhænger af, hvilken rolle du møder os i:
| Du er … | Dataansvarlig | Afsnit |
|---|---|---|
| Bruger af appen (du logger ind), fx ejer, medarbejder, bogholder eller revisor | gott-IT for dit login og din konto | 2 |
| Kontaktperson for en virksomhed, der abonnerer og betaler for appen | gott-IT | 3 |
| Medarbejder, kunde, leverandør eller anden person, hvis oplysninger står i en virksomheds banklinjer, bilag, tidsregistreringer eller bogføring | Virksomheden (vi er databehandler) | 4 |
1. Hvad appen gør
gott-IT ERP kobler virksomhedens e-conomic-regnskab, bank og bilagskilder (e-conomics indbakke, upload, en mailmappe og Stripe) sammen og foreslår, hvordan banklinjer og bilag skal bogføres. Det er altid en bruger hos virksomheden, der godkender, før noget skrives til e-conomic. Derudover har appen tidsregistrering og fakturering af projekter. Appen indeholder ingen AI, men virksomheden kan selv koble sin egen AI-assistent på, se afsnit 7.
2. Login og konto: gott-IT er dataansvarlig
Når du logger ind, behandler vi dit navn, din e-mailadresse og det login-id, vi får fra Microsoft eller Google, samt hvilke virksomheder og moduler du har adgang til, og hvornår adgangen udløber, hvis den er tidsbegrænset (fx for en revisor). Formålet er at give dig adgang og sikre, at kun de rigtige personer kommer ind i den enkelte virksomheds data. Grundlaget er aftalen med virksomheden (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) og vores legitime interesse i at holde appen sikker (artikel 6, stk. 1, litra f).
Login med Google: logger du ind med en Google-konto, modtager vi kun dit navn, din e-mailadresse og dit Google-id. De bruges udelukkende til at logge dig ind og vise, hvem du er i appen. Vi får ingen adgang til din Gmail, dine filer eller andre Google-data, og oplysningerne videregives ikke og bruges ikke til markedsføring. Det samme gælder login med Microsoft; adgang til en Outlook-postkasse er en særskilt forbindelse, som virksomheden selv vælger at oprette (afsnit 4).
Vi bruger aldrig din adgangskode, den indtaster du kun hos Microsoft eller Google. Kontooplysningerne opbevares, så længe du har adgang til mindst én virksomhed i appen, og slettes, når den sidste adgang er fjernet, dog senest 30 dage efter virksomhedens abonnement er ophørt.
3. Abonnement og betaling: gott-IT er dataansvarlig
For virksomheder, der abonnerer på appen, behandler vi firmanavn, CVR-nummer, adresse, navn og e-mail på betalingskontakten, abonnement, betalingsstatus og fakturaer samt den korrespondance, vi har med jer. Formålet er at levere abonnementet, yde support, fakturere og bogføre. Grundlaget er aftalen (artikel 6, stk. 1, litra b) og bogføringsloven (artikel 6, stk. 1, litra c).
Betaling sker gennem Stripe, og kortoplysninger indtastes hos Stripe og ses aldrig af gott-IT. Stripe er selvstændig dataansvarlig for selve kortbetalingen. Bogføringsmateriale opbevares i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, det vedrører, jf. bogføringsloven. Øvrige kundeoplysninger behandles efter vores generelle persondatapolitik.
4. Virksomhedens bogføringsdata: virksomheden er dataansvarlig
Det, virksomheden lægger i appen eller henter ind via sine forbindelser, behandler vi alene som databehandler på virksomhedens vegne og efter databehandleraftalen. Det omfatter:
- Banklinjer hentet fra virksomhedens bank via Enable Banking (PSD2, med virksomhedens samtykke via MitID): dato, beløb, tekst og kontonummer. Teksten kan indeholde navne på dem, der har betalt eller fået penge.
- Bilag: fakturaer og kvitteringer fra e-conomics indbakke, upload, den mailmappe virksomheden har valgt, og Stripe-udbetalinger. Bilagene kan indeholde navne og kontaktoplysninger på leverandører og deres medarbejdere.
- Medarbejdere og tidsregistreringer: navn, initialer, e-mail, timepriser, registrerede timer og fritekst på registreringer og fakturalinjer.
- Kunder og kontaktpersoner: refereres kun med deres nummer i e-conomic. Navne slås op direkte i e-conomic, når de vises, og gemmes ikke i appen.
- Leverandørregler, kreditorer og betalingsfiler: leverandørnavn, kontonummer og beløb.
- Mail: indholdet af mails i den forbundne postkasse læses, når appen søger efter et bilag, men gemmes ikke. Kun et vedhæftet bilag, som brugeren vælger at bruge, gemmes, indtil det sidder på bilaget i e-conomic.
Er du medarbejder, kunde eller leverandør hos en virksomhed, der bruger appen, skal spørgsmål om dine oplysninger og dine rettigheder rettes til virksomheden. Skriver du alligevel til os, afviser vi dig ikke, men sender henvendelsen videre til virksomheden og bistår den med svaret.
5. Opbevaring og sletning
Reglerne er faste og kører automatisk i appen. Virksomheden kan se dem og seneste kørsel i appen under Databeskyttelse.
| Data | Regel |
|---|---|
| Banklinjer | Slettes 6 måneder efter, at regnskabsåret er lukket |
| Tidsregistreringer og fakturalinjer | Opbevares i 5 år efter regnskabsårets udløb, jf. bogføringsloven. Fritekster anonymiseres automatisk efter 6 år; timer, projekt, aktivitet og priser bevares til virksomhedens egen historik |
| Uploadede bilag | Slettes, når kopien er bekræftet på bilaget i e-conomic, ellers efter 12 måneder |
| Betalingsfiler | Slettes, når alle betalinger er set på banken, plus 6 måneder |
| API-log (teknisk log over kald til e-conomic, bank og bilagskilder) | 90 dage |
| Mailindhold | Gemmes ikke, læses ved behov |
| Tokens og nøgler til forbindelser | Slettes i samme øjeblik, forbindelsen afbrydes |
| Backups | 30 dage, krypteret |
| Virksomhedens database ved ophør | Slettes 30 dage efter abonnementets ophør, eller straks hvis virksomheden selv sletter den. Backups udløber 30 dage efter sletningen, og så er alt væk |
Bemærk, at det er virksomhedens eget e-conomic-regnskab, der er bogføringen. Det, appen skriver til e-conomic, ligger dér efter virksomhedens aftale med e-conomic og slettes ikke af appen.
6. Hvor data ligger, og hvem der hjælper os
Appen og databaserne kører i EU (Railways datacenter i Amsterdam), og backups ligger i EU hos Microsoft. Hver virksomhed har sin egen database, så data ikke blandes mellem virksomheder. Vi bruger flg. leverandører:
| Leverandør | Hvad | Hvor |
|---|---|---|
| Railway Corporation | Hosting af appen og databaserne | EU (Amsterdam) |
| Microsoft (Azure Storage) | Opbevaring af krypterede backups | EU |
| Okta (Auth0) | Login med Microsoft, Google eller kodeord | EU |
| Enable Banking Oy | Hentning af banklinjer fra virksomhedens bank (PSD2) | EU (Finland) |
| Stripe | Betaling af abonnementet (selvstændig dataansvarlig for kortbetalingen) | EU/USA |
| Cloudflare | DNS for gott-it.dk | EU/USA |
| UptimeRobot | Overvågning af at appen svarer, og at backuppen er kørt. Ser ingen persondata | EU/USA |
Microsoft og Google er desuden selvstændige udbydere af det login, du vælger at bruge. Den fulde liste over underdatabehandlere med overførselsgrundlag står i databehandleraftalens Bilag B. Nogle af leverandørerne er amerikanske koncerner; hvor det indebærer en overførsel til USA, sker den efter EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse (EU-U.S. Data Privacy Framework) og/eller EU's standardkontraktbestemmelser (SCC).
Virksomhedens egne systemer, som den forbinder appen med (e-conomic, banken, mailpostkassen, Stripe-kontoen og en evt. AI-assistent), er ikke vores leverandører. Dem har virksomheden selv aftale med, og appen tilgår dem kun med den adgang, virksomheden har givet. Vi videregiver ikke personoplysninger til andre til deres egne formål, og vi sælger aldrig data.
7. AI
Der er ingen AI i selve appen, og vi sender ikke virksomhedens data til nogen AI-leverandør. Virksomheden kan vælge at koble sin egen AI-assistent (fx claude.ai eller en anden MCP-klient) på appen. Så henter AI'en de oplysninger, den har brug for til opgaven, gennem appen, og de behandles hos den AI-leverandør, virksomheden selv har valgt og har aftale med. Hver skrivning til e-conomic kræver stadig, at brugeren siger ja, og appen kontrollerer alt forfra, inden den skriver.
8. Sikkerhed
- Al trafik er krypteret (https).
- Tokens og nøgler til forbindelserne, uploadede bilag og betalingsfiler er krypteret i databasen med en nøgle, der ligger uden for databasen og backuppen.
- Backups krypteres i appen, før de forlader hostingen, og kan kun åbnes med vores certifikater.
- Hver virksomhed har sin egen database.
- gott-IT kan ikke åbne en virksomheds data uden virksomhedens samtykke. Supportadgang gives af virksomheden i appen, er tidsbegrænset (højst 7 dage), kan lukkes igen når som helst, og hvert kald under supportadgangen logges, så virksomheden selv kan se, hvad der er set.
- Adgang til vores driftssystemer kræver flerfaktor-login.
9. Cookies
Appen bruger kun teknisk nødvendige cookies: login-sessionen og beskyttelse af formularer mod forfalskede anmodninger (CSRF). Der er ingen statistik- eller marketingcookies, og derfor er der heller intet cookie-banner. Ved betaling sendes du videre til Stripes egen betalingsside, hvor Stripe sætter sine egne cookies.
10. Dine rettigheder
Du kan bede om indsigt i de oplysninger, vi har om dig, få dem rettet eller slettet, få behandlingen begrænset, gøre indsigelse og få oplysningerne udleveret i et almindeligt format. Er gott-IT dataansvarlig (afsnit 2 og 3), skriver du til lgo@gott-it.dk, så svarer vi inden for en måned. Er virksomheden dataansvarlig (afsnit 4), skal du kontakte virksomheden.
Er du utilfreds med vores behandling, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.
11. Ændringer
Politikken opdateres, når appen eller vores leverandører ændrer sig. Væsentlige ændringer varsles pr. mail til virksomhedernes kontaktpersoner. Se også vilkårene for gott-IT ERP.